Qu’est-ce que l’externalisation du courrier ?
L’externalisation du courrier consiste à confier tout ou partie de la gestion des tâches liées au traitement du courrier d’une entreprise à un prestataire externe spécialisé. Cela inclut la réception, le tri, la numérisation, l’envoi, et l’archivage des courriers entrants et sortants.
L’objectif principal est de permettre à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier tout en optimisant les coûts, en augmentant l’efficacité opérationnelle et en s’assurant du respect des normes en vigueur.
Principales composantes de l’externalisation du courrier
- Courrier entrant
- Collecte auprès des services postaux ou transporteurs.
- Tri et distribution interne.
- Dématérialisation (numérisation des courriers pour une distribution électronique).
- Courrier sortant
- Préparation (impression, mise sous pli).
- Affranchissement et envoi via les circuits postaux ou des transporteurs spécialisés.
- Suivi et traçabilité des envois importants (ex. : recommandés).
- Services complémentaires
- Archivage physique ou numérique des courriers.
- Gestion des campagnes d’envoi en masse (marketing direct, factures, etc.).
- Gestion des courriers sensibles (confidentiels, légaux, etc.).
Pourquoi externaliser le courrier ?
L’externalisation du courrier offre de nombreux avantages :
- Réduction des coûts : Suppression des frais liés au personnel, au matériel (imprimantes, machines à affranchir), et à l’affranchissement non optimisé.
- Gain de temps : Libération des équipes internes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Flexibilité : Capacité à gérer des volumes variables de courrier selon les besoins (pics d’activité, campagnes spécifiques).
- Transformation numérique : Accélération de la transition vers une gestion dématérialisée.
- Amélioration de la qualité et de la fiabilité : Les prestataires spécialisés disposent d’équipements modernes et d’une expertise dédiée.
Exemples d’activités concernées
- Une banque externalise l’envoi de relevés mensuels à ses clients.
- Une entreprise de e-commerce confie la gestion des retours de produits à un prestataire externe.
- Une PME externalise le tri et la numérisation de son courrier quotidien pour passer au 100 % numérique.
En résumé, l’externalisation du courrier est une solution stratégique pour réduire les coûts, moderniser les processus, et améliorer l’efficacité globale de l’entreprise.