Quels sont les différents types d’externalisation du courrier ?

L’externalisation du courrier peut prendre différentes formes en fonction des besoins et des objectifs de l’entreprise. Voici les principaux types d’externalisation du courrier :

1. Externalisation du courrier entrant

Cela concerne la gestion du courrier reçu par l’entreprise.

Tri et distribution interne : Le prestataire reçoit, trie et achemine les courriers aux services ou employés concernés.
Numérisation et dématérialisation : Les courriers papier sont scannés et envoyés sous forme numérique via e-mail ou une plateforme dédiée.
Archivage sécurisé : Les courriers physiques ou numérisés sont archivés conformément aux exigences légales.

2. Externalisation du courrier sortant

Cela couvre tout le processus lié à l’envoi de courriers.

Préparation et mise sous pli : Le prestataire prend en charge l’impression, le pliage et l’emballage des documents.
Affranchissement : Le prestataire gère les coûts et les processus liés à l’affranchissement en optimisant les tarifs postaux.
Expédition et suivi : Les courriers sont expédiés et suivis, avec des services comme les envois recommandés ou express.

3. Externalisation complète du service courrier

Dans ce modèle, tous les aspects du traitement du courrier (entrant et sortant) sont confiés à un prestataire.

Le prestataire gère l’ensemble des processus depuis la réception jusqu’à l’envoi final.
Ce type d’externalisation convient aux entreprises qui souhaitent supprimer totalement les tâches liées au courrier en interne.

4. Dématérialisation totale

Pour les entreprises qui souhaitent passer à des processus 100 % numériques.

Scan et indexation : Tous les courriers papier sont convertis en fichiers numériques.
Gestion électronique des documents (GED) : Les courriers sont intégrés dans un système de gestion documentaire pour un accès rapide et sécurisé.
Archivage numérique : Conservation dans des bases de données ou sur des serveurs sécurisés.

5. Externalisation partielle ou ponctuelle

Ce modèle est adapté aux entreprises qui souhaitent externaliser seulement certains aspects ou périodes spécifiques.

Campagnes de marketing : Gestion des envois de masse pour des campagnes publicitaires ou des newsletters.
Traitement des pics d’activité : Externalisation temporaire en cas de forte charge (ex. : période fiscale, fins d’année).

6. Externalisation de la logistique courrier

Ce type d’externalisation englobe la gestion des circuits et des équipements nécessaires au traitement du courrier.

Gestion des équipements : Le prestataire fournit et entretient les machines (imprimantes, affranchisseuses, etc.).
Transport et livraison interne : Distribution interne du courrier entre différents sites ou départements de l’entreprise.

7. Externalisation hybride

Combinaison de services physiques et numériques.

Les courriers entrants sont dématérialisés, tandis que le courrier sortant peut rester en format physique.
Ce modèle est adapté aux entreprises en transition vers la dématérialisation totale.

8. Services spécialisés

Certains prestataires proposent des services spécifiques adaptés à des besoins particuliers :

Traitement des courriers sensibles : Gestion sécurisée des documents confidentiels ou légaux (contrats, factures, documents RH).
Gestion des courriers recommandés : Suivi et gestion des envois nécessitant une preuve de livraison.

9. Externalisation sectorielle

Certains secteurs, comme la banque, l’assurance ou la santé, ont des besoins spécifiques. Les prestataires offrent des services adaptés :

Conformité réglementaire (ex. : RGPD pour les données sensibles).
Gestion de courriers techniques (ex. : résultats médicaux ou relevés bancaires).

Le choix du type d’externalisation dépendra des priorités de votre entreprise (réduction des coûts, transformation numérique, amélioration de la performance, etc.). Une analyse préalable de vos besoins vous aidera à identifier le modèle le plus adapté.