Quel est le principe de l’externalisation du courrier ?

L’externalisation du courrier consiste à confier la gestion des tâches liées au traitement, à l’envoi et à la réception du courrier d’une entreprise à un prestataire externe spécialisé. Ce principe repose sur la délégation d’une activité non stratégique afin de se concentrer sur le cœur de métier, tout en optimisant les coûts et la qualité du service. Voici les principaux aspects de ce processus :

1. Objectif principal : efficacité et réduction des coûts

• Réduction des coûts : L’externalisation permet de limiter les dépenses liées à l’achat de matériel, aux frais postaux, et à l’entretien de l’infrastructure nécessaire (machines à affranchir, espaces de stockage, etc.).
• Gain de temps : Les équipes internes sont libérées de tâches chronophages comme le tri, la mise sous pli, ou la gestion des accusés de réception.

2. Types de services externalisés

• Courrier entrant : Tri, numérisation, distribution, ou archivage des documents reçus.
• Courrier sortant : Mise sous pli, affranchissement, envoi et suivi des courriers (physiques ou électroniques).
• Gestion des campagnes : Envois groupés pour des actions marketing ou administratives.
• Numérisation et archivage : Transformation des courriers physiques en fichiers numériques pour faciliter le stockage et la consultation.

3. Avantages de l’externalisation

• Expertise spécialisée : Les prestataires disposent de compétences et d’outils avancés pour assurer une gestion rapide et précise.
• Flexibilité : Le service peut être ajusté en fonction des besoins, qu’il s’agisse de pics d’activité ou de périodes creuses.
• Respect des normes : Les prestataires garantissent la conformité avec les réglementations en vigueur, notamment pour la gestion de données sensibles (RGPD).

4. Exemples d’applications

• Entreprises traitant un volume élevé de factures, de contrats, ou de courriers clients.
• Administrations publiques externalisant la gestion des courriers administratifs.
• Campagnes de communication ou de marketing nécessitant des envois en masse.

5. Risques potentiels

• Perte de contrôle : L’externalisation peut entraîner une moindre visibilité sur le processus.
• Sécurité des données : La gestion de courriers sensibles nécessite des garanties solides sur la confidentialité et la sécurité.

En résumé, l’externalisation du courrier est une solution stratégique pour les entreprises cherchant à rationaliser leur gestion administrative, tout en bénéficiant de l’expertise et des économies d’échelle d’un prestataire spécialisé.